Cách tính doanh thu khóa học online từ số thật

Trước khi đặt giá bán, bạn cần biết cách tính doanh thu khóa học online theo số thật, tức phần còn lại sau khi trừ phí nền tảng, quảng cáo và hoàn tiền. Con số bạn hay khoe thường là doanh thu gộp, còn cái quyết định lãi lỗ là doanh thu thực mỗi học viên mang về. Bài này chỉ công thức tính và cách theo dõi gần như không tốn công. Để ghép vào chiến lược giá tổng thể, xem thêm định giá khóa học online.

Doanh thu thực từ lớp học online là số tiền thật sự còn lại sau khi bạn trừ hết hoàn tiền, các kỳ trả góp chưa thu, giảm giá, hoa hồng cộng tác viên và chi phí vận hành. Nó gần như luôn nhỏ hơn con số tổng đơn hàng mà bạn hay khoe trên màn hình. Nhiều người dạy online tưởng mình vừa bán được trăm triệu, nhưng cuối tháng nhìn lại tài khoản thì chẳng còn bao nhiêu. Lý do là họ đang tính nhầm doanh thu ảo thành doanh thu thật.

Doanh thu thực khác gì con số bạn hay khoe

Hầu hết người bán khóa học online chỉ nhìn một con số: tổng giá trị các đơn đã chốt. Bạn bán khóa 5 triệu, có 20 người đăng ký, bạn nói mình làm được 100 triệu. Con số này gọi là doanh thu công bố. Nó rất sướng tai nhưng gần như luôn sai khi bạn dùng nó để ra quyết định.

Doanh thu thực trả lời một câu hỏi thẳng thắn hơn: sau tất cả, còn lại bao nhiêu tiền thật trong tài khoản của bạn. Giữa hai con số đó là một khoảng cách mà rất nhiều người dạy online không nhìn thấy, cho tới khi hết tiền trả chi phí.

Có ba tầng số bạn cần phân biệt rõ:

• Doanh thu công bố: tổng giá trị mọi đơn, kể cả đơn trả góp mới đóng một kỳ, kể cả đơn sắp bị hoàn.
• Doanh thu thực thu: số tiền thật sự đã vào tài khoản trong kỳ bạn đang xét, ví dụ trong tháng này.
• Lợi nhuận thực: doanh thu thực thu trừ đi mọi chi phí và thuế. Đây mới là tiền bạn được giữ.

Nhầm ba tầng này với nhau là nguyên nhân số một khiến người dạy online tiêu lố, mở rộng quá sớm, hoặc tưởng lãi mà thực ra đang lỗ.

Công thức tính doanh thu thực lớp học online

Công thức gọn để bạn thuộc lòng:

Doanh thu thực = Tiền thật đã thu trong kỳ, trừ hoàn tiền, trừ giảm giá và hoa hồng đã chi.

Muốn ra lợi nhuận thực thì đi thêm một bước:

Lợi nhuận thực = Doanh thu thực, trừ chi phí vận hành, trừ chi phí quảng cáo, trừ thuế.

Nghe thì đơn giản, nhưng cái khó nằm ở chỗ xác định đúng "tiền thật đã thu trong kỳ", nhất là khi bạn bán trả góp hoặc thu học phí định kỳ. Sáu bước dưới đây bóc tách từng khoản để bạn không cộng nhầm.

Bước 1: Ghi nhận doanh thu đúng kỳ, đừng cộng gộp một lần

Đây là lỗi nặng nhất và cũng dễ mắc nhất. Giả sử một học viên mua khóa 5 triệu theo hình thức trả góp 5 kỳ, mỗi kỳ 1 triệu. Tháng này họ mới đóng kỳ đầu tiên. Bạn đã thu 1 triệu, chứ không phải 5 triệu.

Bốn triệu còn lại là khoản phải thu trong tương lai, và tương lai thì chưa chắc chắn. Nếu bạn ghi luôn 5 triệu vào tháng này, bạn đang tự thổi phồng doanh thu và tự lừa mình. Đến khi học viên bỏ giữa chừng, bạn mới phát hiện con số ban đầu là ảo.

Nguyên tắc đúng: học phí trả góp và học phí định kỳ chỉ được tính vào doanh thu của kỳ mà học viên thật sự đóng tiền. Nếu bạn đang bán theo mô hình này, cách thu và ghi nhận từng kỳ an toàn được nói kỹ trong bài thu học phí trả góp an toàn.

Bước 2: Trừ tiền chưa thực thu và học viên bùng kỳ

Người đăng ký không đồng nghĩa với người đã trả đủ tiền. Một danh sách 20 học viên đẹp đẽ có thể ẩn chứa vài người mới đặt cọc, vài người hứa chuyển khoản rồi im lặng, vài người trả góp tới kỳ ba thì biến mất.

Khi tính doanh thu thực, hãy tách rạch ròi:

• Đơn đã thu đủ tiền: tính đủ.
• Đơn trả góp đang chạy: chỉ tính các kỳ đã đóng.
• Đơn đặt cọc hoặc hứa trả: chỉ tính phần tiền đã thật sự về.
• Kỳ trả góp quá hạn: coi như chưa có, cho tới khi tiền vào.

Học viên bùng học phí giữa chừng là khoản hao hụt âm thầm nhưng rất lớn với người bán khóa nhiều buổi. Cách hạn chế tổn thất này được phân tích trong bài chống học viên bùng học phí, đặc biệt là cơ chế tự khóa quyền học khi tới hạn mà chưa đóng.

Bước 3: Trừ hoàn tiền và đơn bị hủy

Đơn đã hoàn không còn là doanh thu, dù trước đó bạn đã đếm nó và đã vui. Nếu bạn có chính sách hoàn tiền trong 7 ngày, luôn có một tỷ lệ nhỏ học viên xin trả lại. Con số này phải bị trừ khỏi doanh thu của kỳ.

Nhiều người quên bước này vì tiền hoàn thường rơi vào tháng sau, còn tiền thu thì ghi ở tháng trước. Kết quả là báo cáo tháng nào cũng đẹp, nhưng cộng cả năm lại thì lệch. Hãy ghi khoản hoàn ngay khi nó xảy ra, và trừ vào đúng con số bạn từng cộng.

Bước 4: Trừ giảm giá, mã khuyến mãi và hoa hồng cộng tác viên

Giá niêm yết và giá bán thực tế thường không giống nhau. Bạn niêm yết khóa 5 triệu nhưng chạy chương trình đăng ký sớm giảm 500 nghìn, thì doanh thu mỗi đơn đó chỉ là 4,5 triệu. Nếu bạn vẫn nhân 5 triệu với số học viên, con số sẽ phồng lên một cách vô hình.

Tương tự với hoa hồng cộng tác viên. Nếu bạn trả 20 phần trăm cho người giới thiệu, thì với mỗi đơn 5 triệu qua kênh đó, bạn chỉ thật sự giữ lại 4 triệu. Phần triệu kia là chi phí bán hàng, không phải tiền của bạn.

Danh sách cần trừ ở bước này:

• Mọi khoản giảm giá theo chương trình.
• Giá trị các mã khuyến mãi đã dùng.
• Hoa hồng trả cho cộng tác viên và người giới thiệu.
• Phần quà tặng quy ra tiền nếu bạn tặng kèm khóa khác.

Bước 5: Trừ chi phí vận hành và thuế

Tới đây bạn đã có doanh thu thực. Nhưng tiền giữ lại thật sự thì còn phải trừ chi phí để lớp học vận hành:

• Chi phí lưu trữ và phát video bài giảng, ví dụ dung lượng trên nền tảng lưu trữ.
• Phí phần mềm bán và quản lý khóa học hằng tháng.
• Chi phí quảng cáo để có được học viên đó.
• Chi phí nhân sự hỗ trợ, chấm bài, trực nhóm.
• Thuế theo nghĩa vụ của bạn.

Quảng cáo là khoản dễ khiến người mới vỡ mộng nhất. Nếu bạn tốn 2 triệu quảng cáo để bán một khóa 5 triệu, thì một đơn đó chỉ còn đóng góp 3 triệu, chưa kể các chi phí khác. Bán được nhiều đơn mà chi phí có được mỗi đơn quá cao thì doanh thu càng lớn, lỗ càng nặng.

Bước 6: Để phần mềm tự đối soát thay vì cộng tay

Năm bước trên hoàn toàn làm được bằng Excel. Vấn đề là khi bạn có vài chục học viên trả góp nhiều kỳ khác nhau, cộng tay sẽ sai. Bạn quên một kỳ chưa đóng, bạn ghi nhầm một đơn đã hoàn, bạn tính cả tiền chưa về. Sai một ô là sai cả bức tranh.

Cách bền hơn là để một phần mềm thu học phí tự động ghi nhận từng lần tiền vào, tự đối soát với đúng học viên, và tự tách kỳ đã đóng với kỳ chưa đóng. Khi tiền về là hệ thống cập nhật, khi tới hạn chưa đóng là hệ thống đánh dấu, bạn chỉ việc đọc con số cuối cùng. So sánh giữa hai cách làm được nói rõ trong bài thu học phí thủ công và tự động.

Ví dụ: doanh thu ảo và doanh thu thực chênh nhau bao nhiêu

Lấy một lớp giả định để thấy khoảng cách. Bạn bán khóa 5 triệu, trong tháng có 20 đơn đăng ký. Con số bạn hay khoe là 100 triệu. Bảng dưới bóc tách con số thật.

Khoản mục	Diễn giải	Số tiền
Doanh thu công bố	20 đơn nhân 5 triệu	100 triệu
Trừ đơn hoàn tiền	2 học viên xin hoàn trong 7 ngày	trừ 10 triệu
Trừ phần trả góp chưa thu	5 học viên trả góp mới đóng kỳ đầu, còn nợ 4 triệu mỗi người	trừ 20 triệu
Trừ giảm giá đăng ký sớm	10 đơn được giảm 500 nghìn	trừ 5 triệu
Trừ hoa hồng cộng tác viên	6 đơn qua giới thiệu, hoa hồng 20 phần trăm	trừ 6 triệu
Doanh thu thực thu	Tiền thật đã về túi trong tháng	khoảng 59 triệu
Trừ chi phí quảng cáo và vận hành	Quảng cáo, phần mềm, lưu trữ, hỗ trợ	trừ 20 triệu
Lợi nhuận thực	Tiền bạn thật sự giữ lại	khoảng 39 triệu

Đây là số giả định để minh họa, con số của bạn sẽ khác. Nhưng bài học thì luôn đúng: từ 100 triệu khoe với bạn bè xuống 39 triệu thật trong túi là một khoảng cách khổng lồ. Nếu bạn ra quyết định thuê người, nhập thiết bị, hay mở lớp mới dựa trên con số 100 triệu, bạn đang đi trên tiền không có thật.

Bốn sai lầm khiến bạn tính nhầm doanh thu lớp online

Những cái bẫy dưới đây gặp ở gần như mọi người dạy online trong năm đầu:

• Đếm đơn thay vì đếm tiền. Số học viên và số tiền thu được là hai chuyện khác nhau. Danh sách dài không có nghĩa là tài khoản đầy.
• Cộng gộp tiền trả góp một lần. Ghi cả 5 triệu ngay khi học viên mới đóng 1 triệu là cách tự tô hồng nhanh nhất.
• Quên trừ tiền hoàn của kỳ trước. Hoàn tiền thường rơi lệch kỳ, dễ bị bỏ sót nếu bạn không ghi ngay lúc nó xảy ra.
• Coi doanh thu là lợi nhuận. Chưa trừ chi phí và thuế thì con số đẹp tới đâu cũng chỉ là nửa câu chuyện.

Điểm chung của cả bốn lỗi là ghi chép rời rạc, mỗi nơi một con số. Khi thông tin học viên, lịch trả góp và lịch sử thu tiền nằm cùng một chỗ, các lỗi này gần như biến mất. Đó là lý do một phần mềm quản lý học viên online tốt giúp bạn tính doanh thu chính xác hơn Excel rời rạc rất nhiều.

Cách theo dõi doanh thu thực gần như không tốn công

Bạn không cần trở thành kế toán để có con số đúng. Bạn chỉ cần dựng một dòng chảy sao cho mỗi lần tiền vào là được ghi nhận đúng học viên, đúng kỳ, đúng thời điểm. Khi đó, doanh thu thực không phải thứ bạn phải ngồi tính cuối tháng, mà là con số luôn có sẵn.

Một dòng chảy gọn cho người dạy online thường gồm:

• Học viên chuyển tiền qua mã QR, tự khớp đúng đơn.
• Hệ thống ghi nhận kỳ đã đóng, đánh dấu kỳ còn nợ.
• Học viên đóng đủ thì mở quyền học, tới hạn chưa đóng thì tạm khóa.
• Bạn xem một bảng duy nhất: đã thu thật bao nhiêu, còn phải thu bao nhiêu.

Cách thu tiền không cần nhập tay này phù hợp cả với người sợ kỹ thuật, vì bạn không phải viết một dòng code nào. Nếu bạn muốn hiểu cách tiền tự khớp vào đúng người, đọc thêm bài thu tiền khóa học tự động.

Khi con số doanh thu thực luôn nằm trước mắt và luôn đúng, bạn ra quyết định tỉnh táo hơn hẳn. Bạn biết mình còn dư bao nhiêu để tái đầu tư, biết khóa nào lãi thật, biết học viên nào đang nợ. Đó là khác biệt giữa một người dạy giỏi nhưng loay hoay tiền bạc, và một người vừa dạy giỏi vừa cầm chắc dòng tiền.

Câu hỏi thường gặp

Doanh thu thực và lợi nhuận có phải là một không?

Không. Doanh thu thực là số tiền thật sự đã về sau khi trừ hoàn tiền, phần trả góp chưa thu, giảm giá và hoa hồng. Lợi nhuận thực thì đi thêm một bước nữa, trừ tiếp chi phí vận hành, quảng cáo và thuế. Bạn có thể có doanh thu thực cao mà lợi nhuận vẫn thấp, thậm chí âm, nếu chi phí có được học viên quá lớn. Vì vậy đừng dừng ở doanh thu, luôn đi tới lợi nhuận trước khi quyết định chi tiêu.

Bán khóa trả góp thì ghi doanh thu vào lúc nào?

Ghi vào đúng kỳ mà học viên thật sự đóng tiền, không phải lúc họ ký đăng ký. Nếu học viên mua khóa 5 triệu trả 5 kỳ, thì mỗi kỳ đóng 1 triệu bạn mới ghi 1 triệu vào doanh thu của kỳ đó. Bốn triệu còn lại là khoản phải thu tương lai, chưa chắc chắn. Cách ghi nhận này giúp bạn không bao giờ bị hụt tiền vì học viên bỏ ngang giữa chừng.

Tôi sợ kỹ thuật, có tự theo dõi doanh thu thực được không?

Được, và không khó như bạn nghĩ. Bạn không cần biết lập trình hay kế toán. Chỉ cần dùng một công cụ tự thu tiền qua mã QR, tự đối soát và tự đánh dấu kỳ đã đóng, thì con số doanh thu thực sẽ luôn hiện sẵn trên một bảng. Việc của bạn chỉ là đọc. Nếu muốn cân nhắc chi phí trước khi bắt đầu, bạn có thể xem qua bảng giá phần mềm bán khóa học để chọn mức phù hợp.