Mẫu thông báo đóng học phí: bộ tin nhắn dùng ngay

Nếu bạn đang cần mẫu tin nhắc học phí để gửi ngay cho học viên mà không phải ngồi nghĩ từng chữ, đây là bộ mẫu dùng liền: bảy tin nhắn cho bảy tình huống thường gặp, từ nhắc nhẹ trước hạn cho tới lúc buộc phải tạm khóa quyền học. Bạn chỉ cần thay tên, số tiền, ngày là gửi được. Cuối bài, bạn sẽ thấy cách để phần mềm tự nhắc và tự mở khóa thay bạn, khỏi phải canh từng người.

Vì sao tin nhắn nhắc học phí quyết định bạn thu được tiền hay không

Nhiều người bán khóa học nghĩ chuyện thu học phí là chuyện của học viên: đến hạn thì họ tự đóng. Thực tế không phải vậy. Học viên bận, quên, hoặc ngại nhắn trước để xin khất. Người chủ động nhắc, nhắc đúng lúc và nhắc khéo là người thu được tiền. Người im lặng chờ đợi thường mất cả tiền lẫn học viên.

Tin nhắn nhắc học phí là công cụ rẻ nhất mà bạn có. Nó không tốn phí quảng cáo, không cần công cụ đắt tiền, chỉ cần đúng chữ và đúng thời điểm. Nhưng cũng chính vì là chữ nghĩa nên nó dễ hỏng: một câu cứng quá làm học viên tự ái bỏ học, một câu nhũn quá thì họ khất mãi không đóng. Bộ mẫu dưới đây được viết để bạn giữ được cả tiền lẫn tình.

Nếu bạn từng đau đầu vì học viên học xong vài buổi rồi lặn mất khi tới kỳ đóng tiếp, hãy đọc thêm bài chống học viên bùng học phí để hiểu gốc rễ vấn đề trước khi áp mẫu tin.

Bốn nguyên tắc viết tin nhắc học phí không làm mất lòng học viên

Trước khi chép mẫu, bạn cần thuộc bốn nguyên tắc này. Chúng là lý do khiến các mẫu bên dưới hoạt động, và giúp bạn tự sửa mẫu cho hợp giọng của mình.

• Gọi tên học viên. Một tin nhắn có tên người nhận đọc như lời nhắc của một người quen, không phải thư đòi nợ.
• Nêu rõ con số và ngày. Ghi đúng kỳ mấy, số tiền bao nhiêu, hạn ngày nào. Mập mờ khiến học viên có cớ trì hoãn.
• Kèm ngay cách đóng. Đừng bắt học viên hỏi lại tài khoản hay cách chuyển. Càng ít bước, càng nhanh có tiền.
• Chừa một lối lịch sự. Luôn thêm một câu kiểu "có khó khăn cứ nói với mình". Học viên khó khăn thật sẽ mở lời, và bạn giữ được họ.

Bộ mẫu tin nhắc học phí dùng ngay

Bảy mẫu dưới đây xếp theo trục thời gian, từ lúc còn sớm cho tới khi buộc phải xử lý. Chỗ nào có ngoặc vuông thì bạn thay bằng thông tin thật của mình. Bạn có thể gửi qua Zalo, tin nhắn Facebook hay tin nhắn điện thoại đều được.

Mẫu 1: Nhắc trước hạn 3 ngày, giọng nhẹ nhàng

Đây là tin quan trọng nhất nhưng ít người gửi. Nhắc trước hạn giúp học viên có thời gian xoay tiền và cho bạn tỷ lệ thu đúng hạn cao nhất.

"Chào [tên], khóa [tên khóa] của mình sắp tới kỳ đóng học phí vào ngày [ngày]. Số tiền kỳ này là [số tiền]. Bạn cứ chủ động sắp xếp giúp mình nhé. Có gì cần hỗ trợ, bạn nhắn lại đây là được."

Mẫu 2: Nhắc đúng ngày đến hạn

Ngày đến hạn là lúc tin nhắn phải gọn và có sẵn nút đóng. Đừng để học viên phải đi tìm cách trả.

"Chào [tên], hôm nay là hạn đóng học phí kỳ [số] của khóa [tên khóa], số tiền [số tiền]. Bạn quét mã trong tin này để đóng nhanh nhé. Đóng xong là quyền học mở lại ngay, không cần chờ mình xác nhận tay."

Mẫu 3: Nhắc khi trễ 1 tới 2 ngày

Trễ vài ngày thường là do quên, không phải do không có tiền. Giọng ở đây vẫn phải thông cảm, tránh làm học viên thấy bị đòi.

"Chào [tên], mình thấy kỳ học phí ngày [ngày] chưa nhận được. Chắc bạn bận nên quên, mình gửi lại thông tin đóng ở đây. Nếu có khó khăn gì, bạn cứ nói thẳng với mình, mình luôn sẵn sàng linh động."

Mẫu 4: Nhắc khi trễ 5 tới 7 ngày, rõ ràng hơn

Tới mốc này, sự nhẹ nhàng cần đi kèm một ranh giới. Bạn nhắc lại thỏa thuận ban đầu để việc tạm khóa sau đó không bị coi là bất ngờ.

"Chào [tên], học phí kỳ [số] đã trễ [số] ngày. Theo thỏa thuận khi đăng ký, quyền học sẽ tạm dừng nếu quá hạn. Mình muốn báo trước để bạn chủ động, tránh gián đoạn bài đang học. Bạn đóng trước ngày [ngày] giúp mình nhé."

Mẫu 5: Thông báo tạm khóa quyền học

Đây là tin khó gửi nhất, nên nó phải trấn an nhiều nhất. Điều học viên sợ không phải là bị khóa, mà là mất công sức đã học. Hãy dẹp nỗi sợ đó ngay.

"Chào [tên], vì kỳ học phí đã quá hạn nên quyền vào học của bạn tạm dừng từ hôm nay. Bài học và tiến độ của bạn vẫn được giữ nguyên, không mất gì cả. Ngay khi bạn đóng, hệ thống mở lại toàn bộ trong ít phút. Cảm ơn bạn."

Muốn hiểu vì sao việc khóa nên do hệ thống làm tự động thay vì bạn tự tay chặn từng người, hãy xem bài tự động khóa bài học chưa đóng tiền.

Mẫu 6: Nhắc học viên trả góp theo kỳ

Học viên trả góp là nhóm dễ mang lại doanh thu đều nhưng cũng dễ rơi rớt nhất, vì họ đóng nhiều lần. Mỗi kỳ cần một tin nhắc riêng, giọng khích lệ để họ đi hết chặng.

"Chào [tên], khóa [tên khóa] bạn chọn gói trả góp [số] kỳ. Kỳ tiếp theo là [số tiền], hạn ngày [ngày]. Bạn cứ đóng từng kỳ đúng hẹn là học liền mạch, không lo mất tiến độ nhé."

Cách dựng gói trả góp sao cho thu đủ mà học viên vẫn thoải mái, bạn đọc thêm bài thu học phí trả góp an toàn.

Mẫu 7: Cảm ơn sau khi học viên đã đóng

Đừng bỏ qua tin này. Một lời cảm ơn ngắn xác nhận tiền đã tới nơi, quyền học đã mở, và giữ ấm quan hệ cho kỳ sau. Nó biến việc thu tiền thành một trải nghiệm dễ chịu chứ không phải một cuộc căng thẳng.

"Cảm ơn [tên] đã đóng học phí kỳ này. Quyền học của bạn đã mở lại đầy đủ. Chúc bạn học hiệu quả, có gì cần hỗ trợ cứ nhắn mình bất cứ lúc nào."

Nhắc thủ công và nhắc tự động khác nhau ra sao

Bộ mẫu trên chép rồi gửi tay được ngay khi bạn có ít học viên. Nhưng khi lớp đông lên vài chục người, mỗi người một ngày đến hạn, bạn sẽ nhận ra việc canh lịch và gõ tin mới là phần mệt nhất, chứ không phải viết chữ. Bảng dưới so sánh hai cách để bạn thấy giới hạn của việc nhắc tay.

Tiêu chí	Nhắc tay bằng bộ mẫu	Nhắc tự động bằng phần mềm
Công sức mỗi kỳ	Bạn tự canh lịch, tự gõ từng tin	Hệ thống gửi đúng mốc, bạn không đụng tay
Nguy cơ sót người	Cao khi học viên đông, dễ quên	Gần như không, mọi người đều được nhắc
Xác nhận đã đóng	Bạn phải tự dò tài khoản, đối chiếu tay	Tự đối soát, tự ghi nhận khi tiền vào
Mở hoặc khóa quyền học	Bạn vào chỉnh từng tài khoản	Tự khóa khi trễ, tự mở khi đóng
Phù hợp khi	Dưới mười học viên, mới bắt đầu	Lớp đông, bán đều, muốn nhàn

Nói cách khác, bộ mẫu giải quyết phần chữ, còn phần lịch và phần đối soát vẫn nằm trên vai bạn. Đó là chỗ phần mềm gánh hộ. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn ở bài thu tiền khóa học tự động.

Gửi qua Zalo hay Facebook, và gửi vào lúc nào

Kênh gửi nên theo nơi học viên quen liên lạc với bạn. Nếu họ đăng ký qua Zalo thì nhắc qua Zalo, đăng ký qua Facebook thì nhắn Facebook. Đừng bắt học viên đổi kênh chỉ để nhận tin nhắc, mỗi lần đổi là một lần họ có cớ chậm lại.

• Thời điểm gửi. Buổi sáng sớm hoặc đầu giờ tối là lúc tin dễ được đọc. Tránh gửi khuya, dễ bị bỏ qua.
• Nhịp gửi. Một tin trước hạn, một tin đúng hạn, sau đó cách vài ngày một tin. Đừng nhắn dồn dập trong một ngày, học viên sẽ thấy bị làm phiền.
• Một cửa duy nhất. Trong mọi tin, chỉ nên có một cách đóng rõ ràng. Nhiều lựa chọn làm học viên phân vân rồi hoãn.

Nếu phần lớn học viên của bạn tới từ mạng xã hội, bài bán khóa học qua Zalo và Facebook có thêm cách sắp luồng nhắn cho gọn.

Khi nào nên để phần mềm tự nhắc thay bạn

Dấu hiệu rõ nhất là khi bạn bắt đầu quên. Quên ai đã đóng, ai chưa, kỳ này của người kia là kỳ mấy. Lúc đó, việc nhắc tay không còn là tiết kiệm mà là rủi ro, vì mỗi người bị sót là một khoản tiền rơi.

Với phần mềm thu học phí, bạn nạp trước lịch và mẫu tin một lần. Đến hạn, hệ thống tự gửi nhắc theo đúng mốc bạn đã đặt. Học viên đóng bằng cách quét mã, tiền vào là hệ thống tự ghi nhận và mở lại quyền học. Ai trễ quá hạn thì quyền học tạm khóa mà bạn không phải ra tay, và tự mở lại ngay khi họ đóng. Bạn chuyển từ vai người đi đòi sang vai người thiết kế luật chơi một lần rồi để nó tự chạy.

Điều đáng nói là bạn vẫn giữ được sự tử tế trong bộ mẫu trên. Phần mềm chỉ thay bạn ở khâu bấm gửi và đối soát, còn giọng văn ấm áp là do bạn viết. Học viên nhận tin vẫn thấy như người thầy quan tâm, chỉ là bạn không còn thức canh lịch nữa.

Câu hỏi thường gặp

Gửi tin nhắc học phí nhiều lần có làm học viên khó chịu và bỏ học không

Không, nếu bạn giữ đúng nhịp và giọng như trong bộ mẫu. Cái làm học viên khó chịu là bị nhắn dồn dập trong một ngày, hoặc bị nói cứng khi mới trễ một hai hôm. Một tin trước hạn, một tin đúng hạn, rồi cách vài ngày một tin với giọng thông cảm là hợp lý. Học viên nghiêm túc còn thấy được nhắc là chuyên nghiệp, vì nó cho họ cảm giác khóa học có tổ chức chứ không lỏng lẻo.

Tôi nên khóa quyền học ngay khi trễ hạn hay đợi thêm

Nên có một khoảng ân hạn ngắn, thường vài ngày, và báo trước bằng Mẫu 4 trước khi khóa. Khóa ngay lập tức mà không báo dễ làm mất học viên trả trễ vì lý do chính đáng. Nhưng để quá lâu thì học viên quen với việc trễ mà không sao. Cách gọn nhất là đặt sẵn số ngày ân hạn trong phần mềm, để hệ thống tự nhắc rồi tự khóa đúng mốc, bạn không phải quyết từng ca một.

Tôi mới có vài học viên, có cần phần mềm không hay cứ nhắn tay

Vài học viên thì bộ mẫu chép tay là đủ, bạn chưa cần vội. Ngưỡng nên chuyển sang tự động là khi bạn thấy mình bắt đầu sót người, hoặc mỗi cuối tháng phải ngồi dò tài khoản để biết ai đã đóng. Lúc đó thời gian bạn bỏ ra đã đắt hơn chi phí phần mềm. Bạn có thể dùng thử trước rồi mở dần khi lớp đông lên.